Acceso a datos externos. Microsoft Query


    A veces puede ocurrir que necesitemos datos que originalmente se crearon con otros programas especiales para ese cometido. Podemos tener una base de datos creada con Access o dBASE que son dos de los más conocidos gestores de bases de datos y posteriormente querer importar esos datos hacia Excel para pode trabajar con ellos.

   Para ello necesitaremos una aplicación especial llamada Microsoft Query que nos permitirá acceso a datos externos creados desde distintos programas.

  También es posible que sólo nos interese acceder a un conjunto de datos y no a todos los datos de la base por completo, por lo que utilizaremos una Consulta que son parámetros especiales donde podemos elegir qué datos queremos visualizar o importar hacia Excel.

   Si deseamos acceder a este tipo de datos, es necesario haber instalado previamente los controladores de base de datos que permiten el acceso a dichos datos. Esto lo puedes comprobar desde el Panel de Control y accediendo al icono:

donde te aparecerá un cuadro de diálogo con los controladores disponibles:  


Creación de una consulta de datos

    Para comenzar, es necesario definir previamente la consulta que utilizaremos indicando la fuente de datos y las tablas que queremos importar. Si no tienes nociones de la utilización de los programas gestores de bases de datos, no te preocupes porque sólo vamos a extraer datos de ellos.

    Veamos cómo hacerlo:

  1. Accede a Datos – Obtener datos externos – Crear nueva consulta

  2. Aparecerá la pantalla de Microsoft Query. Ahora podemos dar un nombre a la nueva consulta.


     
  3. Pulsa en Añadir y añade los siguientes datos:
  4. Haz click en Conectar.
  5. Click en Seleccionar

  6. Ahora debemos indicarle la ruta donde buscará el archivo a importar. Nosotros hemos elegido la base de datos Neptuno.MDB que viene de ejemplo en la instalación de Microsoft Office 97. La puedes encontrar en la carpeta C:\Archivos de programa\Microsoft Office\Office\Ejemplos. Observa la siguiente ilustración:

    Ahora podemos tratar los datos como si fueran columnas normales de Excel, pero con la ventaja que también podemos modificar algunos parámetros desde la barra de herramientas que aparece.

    A través de esta barra tendremos siempre la posibilidad de actualziar la consulta, haya o no haya ocurrido alguna modificación en ella.

    Fíjate que es posible porque el programa almacena en un libro de trabajo la definición de la consulta de donde son originarios los datos, de manera que pueda ejecutarse de nuevo cuando deseemos actualizarlos.

    Si desactivamos la casilla Guardar definición de consulta y guardamos el libro, Excel no podrá volver a actualizar los datos externos porque éstos serán guardados como un rango estático de datos.

    También podemos indicar que se actualicen los datos externos cuando se abra el libro que los contiene; para ello hay que activar la casilla Actualizar al abrir el archivo.

    Recuerda que, para que sea posible la actualización de los datos externos, se necesita almacenar la consulta en el mismo libro o tener la consulta guardada y ejecutarla de nuevo.


|Índice| - |Anterior| - |Siguiente|