1. Introducción.

Excel es una hoja de cálculo perteneciente al paquete Microsoft Office, y su uso es similar al de los demás elementos pertenecientes al mismo paquete (y muchos más programas que trabajan bajo entornos de ventanas).

Una hoja de cálculo es una herramienta informática capaz de trabajar con números de forma sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrícula donde en cada celda de la cuadrícula se pueden introducir números, letras y gráficos.

Por ejemplo, para sumar una serie de números solo tienes que introducirlos uno debajo de otro, como harías en un papel, colocarte en la celda donde irá el resultado y decirle al programa que realice la suma de toda la columna.

La ventaja que tienen las hojas de cálculo frente a las calculadoras es que la introducción errónea de números en deterninadas casillas de la columna no obliga a ralizar toda la operación, simplemente corriges el dato y automáticamente Excel vuelve a calcularlo todo, lo que resulta tremendamente interesante cuando los cálculos no son sencillos, o se tiene una especie de plantilla en la que las operaciones son siempre las mismas, pero dependen de los datos introducidos.

Esta característica de recálculo automático te permite también hacer simulaciones fácilmente. Por ejemplo, si estás calculando lo que tendrás que pagar al mes al pedir un préstamo hipotecario, basta que vayas introduciendo diferentes cantidades en el importe del préstamo para que veas lo que tendrías que pagar en cada caso.

U n ejemplo:

En la imagen de la derecha tienes una factura realizada en una hoja de Excel.

Las columnas van numeradas por letras A,B,C,... y las filas por números 1,2,3,... En la columna D se ha calculado el producto de las celdas correspondientes a las columnas B y C.

En la celda D11 se ha calculado la suma de todas cantidades que aparecen en la columna D, y en la celda D12 se ha calculado el 16% de IVA de dicha suma, debajo de la barra de herramientas puedes ver la fórmula que se ha utilizado =D11*0,16 es decir, el producto de lo que hay en la celda D11 multiplicado por 0,16. Por último, en la celda D14 se almacena el total, con el IVA incluido.

Como se puede observar, las hojas de Excel no sólo admiten números, sino que permiten sitar texto en cualquiera de las celdas con el fin de facilitar la comprensión y usos posteriores. Como veremos más adelante, también permite la inclusión de gráficos complejos.

Debido a la flexibidad de las hojas de cálculo, se pueden utilizar tanto en el plano personal como en el plano profesional.

Veamos a continiación cuáles son los elementos básicos de Excel: la pantalla, las barras, etc.

La pantalla estándar de Excel

La pantalla estándar de Excel (la que aparece en el arranque) tiene un aspecto similar al que se presenta a continuación, aunque como veremos a más adelante, su aspecto puede modificarse adaptándose a las necesidades de cada usuario

Las distintas barras

La barra de título: contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando se crea un libro nuevo se le asigna provisionalmente el nombre de Libro1, hasta que sea guardado y asignado un nombre distinto. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, restaurar y cerrar.

La barra de menús: contiene las operaciones de Excel, agrupadas en menús desplegables. Haciendo clic en cada una de las opciones se despliegan los contenidos relacionados con dicha opción. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús, aunque las operaciones más habituales se realizan más rápidamente a partir de los iconos de las otras barras que se verán a continuación. El icono con la cruz, del extremo derecho, cierra el libro actual.

En Excel la barra de menús tiene un nuevo comportamiento "inteligente", que consiste, básicamente, en mostrar sólo los comandos más importantes y los que el usuario va utilizando:

¿Cómo funcionan?
Cuando se abre Excel los menús contienen sólo los comandos más utilizados. De esta forma los menús son más simples.

Para acceder al resto de los comandos hay que situarse sobre el último botón y se obtien el menú completo, aunque aquellos comandos que no aparecían antes están en un color más claro.

Es decir, al utilizar un comando que no está en el menú inicial, este comando se incorpora a partir de ese momento al menú.

Este comportamiento pretende facilitar el uso de los menús desplegables, ya que sólo aparecen los comandos de uso general más frecuentes y los comandos que va utilizando cada usuario, en lugar de una larga lista con muchos comandos que no utilizamos casi nunca.

No obstante, si se decide que resulta más cómodo visualizar siempre los menús completos, basta al menú Herramientas, Personalizar, Ficha Opciones y se abrirá la siguiente pantalla en la que deberemos desactivar la casilla Mostrar en los menús primero los comandos usados recientemente.

En esta misma pantalla, si se opta por el comportamiento "inteligente" de los menús también se puede activar la casilla Mostrar menús completos transcurridos unos segundos para que se despliegue el menú completo sin tener que pulsar el último botón. 

Los menús desplegables de la barra de menús contienen tres tipos básicos de elementos:

a) Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre de comando, o no aparece nada o bien aparece la combinación de teclas para ejecutarlo desde el teclado. Por ejemplo, en el menú Insertar, el comando Columnas.  

b) Otro menú desplegable. Al situarse sobre éste, se abre un nuevo menú a su lado con más opciones para que se elija una de ellas. Se reconocen porque tienen un triángulo a la derecha. Por ejemplo, en el menú Insertar, Imagen.

c) Comando con ventana. Al hacer clic, aparece una ventana de diáologo en la que se puede modificar la acción a realizar. Se distinguen porque el nombre acaba en puntos suspensivos. Por ejemplo, en el menú Insertar, Gráfico...  

Los diferentes menús de la barra de menús se pueden activar desde el teclado pulsando Alt + letra subrayada del nombre del comando. Por ejemplo Alt + i para desplegar el menú Insertar.

La barra de herramientas estándar: contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones más habituales, como Guardar, Copiar, Pegar, etc.

La barra de formato: contiene las operaciones más comunes sobre formatos, como poner en negrita, cursiva, elegir tipo de fuente, etc.

Hay operaciones que no están disponibles en un determinado momento. Se identifican porque tienen el color atenuado. Por ejemplo, si no hay nada seleccionado, tanto como el icono Cortar como el comando Cortar aparecen con el color más claro.

La barra de fórmulas: muestra el contenido de la celda activa.

La barra de etiquetas: permite moverse por las distintas hojas del libro de trabajo.

Las barras de desplazamiento: permite moverse a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos.

Ayuda

Para activar la Ayuda de Excel se puede pulsar F1 o bien hacer clic en el interrogante de la barra de menús. Las opciones de dicho menú permiten:

a) Ir a la ayuda: mostrando una pantalla en la que se puede ver la ayuda a través de un Índice, buscar por palabras en Contenido o mediante el Asistente para ayuda que permite hacer preguntas en lenguaje natural.

b) Mostrar el ayudante de Office: es un gráfico animado que ayuda en determinadas ocasiones cuando detecta que se necesita ayuda, por ejemplo si ve que vamos a crear una hoja de cálculo nos ofrecerá ayuda para ello, etc.

c) Utilizar ¿Qué es esto?: El cursor se convierte en una flecha con una interrogación y al colocarlo sobre un elemento de la pantalla da una explicación sobre la función de ese elemento.