Veamos cómo crear gráficos a partir de datos introducidos en una hoja de cálculo. Así resultará más sencilla la interpretación de los datos.

Crear un gráfico

Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita su interpretación.

A la hora de crear un gráfico, Exce dispone de un asistente que nos guiará en la creación de éste.

Los pasos a seguir para crear un gráfico son los siguientes:

1 Seleccionar los datos a representar en el gráfico.

2 Seleccionar el menú Insertar.

3 Elegir la opción Gráfico...

O bien hacer clic sobre el botón Gráfico de la barra de herramientas.

Aparecerá el primer paso del asistente para gráficos: TIPO DE GRÁFICO.

4 Elegir un tipo de gráfico.

Obsérvese que existen más tipos de gráficos en la ficha o pestaña Tipos personalizados.

5 Una vez elegido el tipo de gráfico, en el recuadro de la derecha, elegir un subtipo.

En la parte inferior del recuadro aparece una breve descripción de los subtipos.

6 Si se pulsa sobre el botón Presionar para ver muestra y se mantiene pulsado, aparece en lugar de los subtipos, una muestra de nuestro gráfico según los datos seleccionados en el paso 1.

7 En todos los pasos del asistente se dispone de varios botones en la parte inferior del cuadro de diálogo, hacer clic sobre el botón deseado:

CANCELAR para no realizar el gráfico.

ATRÁS para ir al paso anterior del asistente.

SIGUIENTE para ir al paso siguiente del asistente.

FINALIZAR para salir del asistente, pero creando el gráfico con todas las opciones que tiene por defecto.

En caso de elegir el botón SIGUIENTE, aparecerá el segundo paso del asistente: DATOS DE ORIGEN.

Este paso es el más importante de todos ya que en él se define qué datos se desea que aparezcan en el gráfico. Dispone de dos fichas o pestañas:

8 En el recuadro Rango de datos aparecerá el rango seleccionado en el primer paso. Si éste último se realizó correctamente no habrá que modificarlo, pero en caso contrario, al hacer clic sobre el botón el asistente se convertirá en una barra más pequeña tal como:

Seleccionar el rango a representar y hacer clic sobre le botón para volver con el asistente para gráficos.

9 Seleccionar la opción Filas o Columnas dependiendo de cómo están introducidas en la hoja de cálculo cada serie de datos.

10 Hacer clic sobre la ficha Serie para completar el segundo paso del asistente para gráficos.

11 En el recuadro Serie aparecerá cada serie de datos representada en nuestro gráfico, nombradas como Serie1, Serie2,...,

Para cambiar el nombre de cada serie, seleccionarla y en el recuadro Nombre, escribir directamente el nombre, o si éste está en alguna celda de la hoja de cálculo sería aconsejable indicar la celda donde se encuentra, utilizando el botón del recuadro Nombre, tal como se explicó en el paso 8.

12 En el recuadro Valores estará el rango de celdas donde se encuentran los datos a representar para esta serie de datos. Éstos aparecen según la selección realizada en el paso 8.

13 Si se quiere añadir alguna serie de datos, se dispone del botón Agregar. Al utilizarlo aparecerá otra serie nueva, donde habrá que cambiar su nombre y su serie de valores de la forma explicada en los pasos 11 y 12.

14 Si se quiere eliminar alguna serie de datos,habrá que seleccionarla y hacer clic sobre el botón Quitar.

15 El recuadro Rótulo del eje de categorías (X) sirve para darle nombre a cada punto de las series de datos. Si este recuadro está vacío utilizará los valores por defecto, es decir, 1,2,3.. Para asignarles nombre se pueden utilizar celdas de la hoja de cálculo utilizando el botón (explicado en el paso 8) o bien escribiendo directamente los valores en el recuadro, separando cada uno de ellos por punto y coma.

Dependiendo del tipo de gráfico puede que esta opción varíe.

16 Hacer clic sobre el botón Siguiente para seguir con el gráfico.

Aparecerá el tercer paso del asistente para gráficos: OPCIONES DE GRÁFICO, que consta de seis fichas para especificar detalles sobre el aspecto del gráfico.

Algunas opciones pueden variar dependiendo del tipo de gráfico.

17 En la primera ficha Títulos, escribir en el recuadro Título del gráfico el nombre que se desea aparezca en la parte superior de éste.

18 Escribir en el recuadro Eje de categorías el título que se le asigna al eje de abscisas (X) (eje horizontal).

19 Escribir en el recuadro Eje de valores el título que se le asigna al eje de ordenada (Y) (eje vertical).

20 Hacer clic sobre la ficha Eje, para seguir con las opciones del gráfico.

21 Activar el Eje de categorías si se desea que se visualice el eje X.

22 Junto con el eje de categorías se puede especificar la escala utilizada para ver los rótulos.

Estas opciones sólo tienen sentido en caso de que los rótulos del eje sean fechas. Con la opción Categoría sólo aparecerán en el eje las fechas de los rótulos, y con las otras opciones aparecerán todas las fechas entre los distintos rótulos.

En cualquier caso, si elige la opción Automático, Excel tomará la decisión, y generalmente lo hace bien.

23 Hacer clic sobre la ficha Líneas de división, para seguir con las opciones del gráfico.

Las líneas de división son líneas horizontales o verticales que ayudan a clarificar la posición de los marcadores de datos respecto a las escalas de los ejes.

Las líneas de división principales parten de unas subdivisiones del eje denominadas marcas de graduación principales. Las líneas de división secundarias parten de subdivisiones menores denominadas marcas de graduación secundarias.

24 Activar o desactivar cualquiera de los tipos de líneas del eje de categorías (X).

25 Activar o desactivar cualquiera de los tipos de líneas del eje de valores (Y).

26 Hacer clic sobre la ficha Leyenda, para seguir con las opciones del gráfico.

Generalmente, Excel presenta una leyenda en la parte derecha del gráfico para identificar cada una de las series de datos representadas en el gráfico.

27 Si no se desea ver la leyenda, desactivar la casilla Mostrar leyenda.

28 Si la casilla Mostrar leyenda se encuentra activada, dejará elegir entre distintos tipos de ubicaciones o posiciones: Abajo, Esquina, Arriba, Derecha, Izquierda.

Hacer clic sobre la ubicación o posición deseada.

29 Hacer clic sobre la ficha Rótulos de datos, para seguir con las opciones del gráfico.

El asistente para gráficos permite asociar distintos tipos de rótulos a los marcadores de datos.

30 Seleccionar el tipo de rótulo que deseas que aparezca junto con los datos en el gráfico.

31 En caso de elegir cualquier opción distinta de Ninguno, permitirá activar la casilla Clave de leyenda junto a rótulo para que aparezca junto con el rótulo el color de la serie representada.

32 Hacer clic sobre la ficha Tabla de datos, para completar las opciones del gráfico.

Dependiendo del tipo de gráfico que se esté creando, Excel puede dar la opción de incluir una tabla de datos junto con los datos. Una tabla de datos es una tabla con los valores representados en el gráfico.

33 Activar la casilla Mostrar tabla de datos si se desea incluir junto con el gráfico.

34 Cuando se active la casilla Mostrar tabla de datos, permitirá activar o desactivar la casilla Mostrar clave de leyenda según si se desea visualizar o no el color de la serie de datos en la tabla.

35 Hacer clic sobre el botón Siguiente para completar el asistente para gráficos.

Aparecerá el cuarto y último paso del asistente para gráfico: UBICACIÓN DEL GRÁFICO, que permitirá elegir si se desea el gráfico junto con los datos de la hoja de cálculo, o como otra hoja independiente.

36 Hacer clic sobre la opción En una hoja nueva si se desea que el gráfico aparezca en una hoja del libro de trabajo distinta de la de los datos. A continuación se puede especificar el nombre de la nueva hoja.

O bien, hacer clic en la opción Como objeto en si se desea que el gráfico aparezca junto con los datos de la hoja de cálculo. Se puede elegir en qué hoja situarlo.

37 Haz clic sobre el botón Finalizar para terminar el gráfico.

Si se ha elegido la opción de gráfico como objeto en una hoja de cálculo, Excel crea el gráfico en una posición y con un tamaño predeterminados, a continuación se explica cómo modificar dichas opciones.

Además el gráfico aparecerá remarcado con un cuadro y con unos indicadores en cada esquina y punto medio de cada borde. Esto indica que el gráfico está seleccionado. Si no lo estuviese, para seleccionar cualquier gráfico, basta con hacer clic sobre él.

Modificar la posición y el tamaño de un gráfico

Para cambiar de posición un gráfico dentro de una hoja de cálculo:

1 Seleccionar el gráfico.

2 Situar el puntero del ratón sobre el gráfico.

El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca que apunta hacia la izquierda.

3 Pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrástralo hasta donde se desee colocar el gráfico.

4 Soltar el botón del ratón.

Para cambiar el tamaño de un gráfico:

1 Seleccionar el gráfico.

2 Situar el puntero del ratón sobre cualquiera de los indicadores alrededor del cuadro del gráfico (como si se deseara cambiar de tamaño una ventana).

El puntero del ratón se convertirá en una flecha de dos puntas.

3 Pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrástralo hasta la posición deseada.

Si se desea mantener la relación de aspecto, es decir, la proporción de su longitud y su altura, mantener pulsada la tecla CTRL o MAYUS.

4 Soltar el botón del ratón.