Funciones


En este tema se profundizarará sobre el manejo de funciones ya definidas por Excel para agilizar la creación de hojas de cálculo, estudiando la sintaxis de éstas así como el uso del asistente para funciones , herramienta muy útil cuando no se conocen muy bien las funciones existentes o la sintaxis de éstas.

 

Funciones


Una función es una fórmula predefinida por Excel que opera sobre uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda introducida.

La sintaxis de cualquier función es:

=nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)

Siguen las siguientes reglas:

1) Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

2) Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No se deben dejar espacios antes o después de cada paréntesis.

3) Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.

4) Los argumentos deben de separarse por ";".

 

Ejemplos: =SUMA(A1:C8)

El operador ":" identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8. La función anterior sería equivalente, por tanto, a:

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8

En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.

Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden tener funciones anidadas dentro de la fórmula.

Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)

 

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.

 

Insertar función

 

Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda, pero Excel dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, resultando más fácil trabajar con ellas.

Si se quiere introducir una función en una celda:

1 Situarse en la celda donde se quiere introducir la función.

2 Seleccionar el menú Insertar.

3 Elegir la opción Función...

O bien, hacer clic sobre el botón de la barra de herramientas.

Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha.

4 En el recuadro Categoría de la función se elige la categoría a la que pertenece la función deseada. 

Si no se está seguro, se puede elegir Todas.

5 En el recuadro Nombre de la función hay que elegir la función que se deseas haciendo clic sobre ésta.

Obsérvese que a medida que se selecciona una función, en la parte inferior aparecen los distintos argumentos y una breve descripción de ésta. El botón proporciona más información.

6 Hacer clic sobre el botón Aceptar.

Justo por debajo de la barra de fórmulas aparecerá el cuadro de la derecha.

7 En el recuadro Número1 hay que indicar el primer argumento que generalmente será una celda o rango de celdas tipo A1:B4. Para ello, hacer clic sobre le botón para minimizar el diálogo y se pueda ver toda la hoja de cálculo, a continuación seleccionar el rango de celdas deseadas como primer argumento y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de diálogo.

8 En el recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento. Sólo en caso de que existiera.

Si se introduce segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero, y así sucesivamente.

9 Una vez introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botón Aceptar.

 

En la barra de herramientas existe el botón Autosuma que nos permite realizar la función SUMA de forma más rápida.