Veamos las diferentes técnicas disponibles a la hora de duplicar celdas dentro de una hoja de cálculo para utilizar la más adecuada según la operación a realizar.

Copiar celdas utilizando el Portapapeles

La operación de copiar duplica una celda o rango de celdas a otra posición . Cuando se utilizas el portapapeles entran en juego 2 operaciones Copiar y Pegar. La operación de Copiar duplicará las celdas seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia la información del portapapeles en la celda actual.

Para copiar unas celdas a otra posición:

1 Seleccionar las celdas a copiar.

2 Seleccionar el menú Edición.

3 Elegir la opción Copiar.

O bien, hacer clic sobre el botón Copiar de la barra de herramientas.

4 Seleccionar las celdas donde quieres copiarlas.

5 Seleccionar el menú Edición.

6 Elegir la opción Pegar.

O bien, hacer clic sobre el botón Pegar de la barra de herramientas.

Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacías, se borrará el contenido de éstas últimas.

Para quitar la línea de marca alrededor del área copiada, pulsar la tecla ESC del teclado, mientras la línea de marca esté presente se puede volver a pegar el rango en otras celdas sin necesidad de volver a copiar.

Copiar celdas utilizando el ratón

Para duplicar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja, sin utilizar el portapapeles:

1 Seleccionar las celdas a copiar.

2 Situarse sobre un borde de la selección.

El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda.

3 Pulsar la tecla CTRL.

Obsérvese cómo ahora en el puntero del ratón se añadirá el signo +.

4 Manteniendo pulsada CTRL, pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrástrarlo hasta donde se desee copiar el rango.

5 Soltar el botón del ratón.

6 Soltar la tecla CTRL.

Copiar en celdas adyacentes

Veamos un método muy rápido para copiar fórmulas en celdas adyacentes. Dicho método utiliza el Cuadro de Relleno, y cuidado , ya que si en las celdas a copiar no hay fórmulas sino valores constantes, puede que no funcione tal como aquí se indica.

Para copiar un rango de celdas a otra posición siempre que ésta última sea adyacente a la inicial:

1 Seleccionar las celdas a copiar.

2 Situarse sobre la esquina inferior derecha de la selección.

El puntero del ratón se convertirá en cruz negra.

3 Pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrástralo hasta donde se desea copiar el rango.

4 Soltarel botón del ratón.

Cuando se copian fórmulas con referencias a otras celdasl, como por ejemplo =A2+3, la fórmula variará, dependiendo de donde se vaya a copiar la fórmula, esto es lo que se denominan REFERENCIAS RELATIVAS. A veces puede resultar incómodo la actualización anterior a la hora de trabajar y por ello Excel dispone de otros tipos de referencias como son las ABSOLUTAS y las MIXTAS.

Para indicar una referencia absoluta en una fórmula se ha de poner el signo $ delante la fila y la columna de la celda, por ejemplo =$A$2, y así aunque se copie la celda en otra, nunca variará la referencia.

Para indicar una referencia mixta, se pone el signo $ delante de la fila o de la columna, dependiendo de lo que se quiera fijar, por ejemplo =$A2 o =A$2.

Como resulta bastante complejo el uso de referencias, aquí hay más información.

Pegado Especial

En algunas ocasiones puede interesar copiar el valor de una celda sin llevarnos la fórmula, o copiar la fórmula pero no el formato o aspecto de la celda, es decir, elegir los elementos del rango a copiar. Esta posibilidad nos la proporciona el Pegado especial.

Para utilizar esta posibilidad:

1 Seleccionar las celdas a copiar.

2 Seleccionar el menú Edición.

3 Elegir la opción Copiar.

O bien, hacer clic sobre el botón Copiar de la barra de herramientas.

4 Seleccionar las celdas donde se desea copiarlas.

5 Seleccionar el menú Edición.

6 Elegir la opción Pegado especial...

Aparecerá el cuadro de diálogo siguiente:

En el recuadro Pegar, activar una de las opciones:

Todo: Para copiar tanto la fórmula como el formato de la celda.

Fórmulas: Para copiar únicamente la fórmula de la celda pero no el formato de ésta.

Valores: Para copiar el resultado de una celda pero no la fórmula, como tampoco el formato.

Comentarios: Para copiar comentarios asignados a las celdas.

Validación: Para pegar las reglas de validación de las celdas copiadas.

Todo excepto bordes: Para copiar las fórmulas así como todos los formatos excepto bordes.

Ancho de columnas: Para copiar la anchura de la columna.

En el recuadro Operación, elegir la operación a realizar a partir de los datos copiados y de los datos iniciales de la celda donde se copia. Así por ejemplo si en la celda B1 está el valor 2 y se copia la celda A1 con valor 4 en B1 con la opción Multiplicar, el resultado de B1 será 2*4 es decir, 8.

La casilla Saltar blancos, se usa cuando se desea que Excel ignore cualquier celda en blanco del rango de copia. Normalmente si se copia un rango que contiene celdas en blanco, éstas se pegarán sobre las celdas correspondientes al área de pegado y quedarán vacías independientemente del valor inicial, pero si se activa esta casilla, las celdas correspondientes al área de pegado no se verán afectadas y seguirán manteniendo su valor original.

La casilla Transponer, sirve para reorientar el contenido de copia dentro de un rango de pegado seleccionado, es decir, los datos de filas aparecen en columnas y los datos de columnas en filas.

7 Hacer clic sobre el botón Aceptar.