3. Operaciones con archivos

En este tema se abordan las operaciones referentes a archivos como abrir, nuevo, guardar, guardar como y cerrar.

 

Guardar un libro de trabajo


Cuando se trabaja sobre un libro, con el fin de poder recuperarlo en posteriormente para modificarlo, imprimirlo, etc...habrá que almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operación se denomina Guardar.

Para almacenar un libro de trabajo, se pueden utilizar varios métodos.

 

El primer método consiste en almacenar el archivo asignándole un nombre :

1 Seleccionar el menú Archivo

2 Eligir la opción Guardar como...

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo :

Si el fichero ya existía, aparecerá en el recuadro Nombre de archivo su antiguo nombre, en caso de estar conforme con él pasar directamente al punto 6. Si se quiere crear un nuevo fichero con la modificación, entonces:

3 En el recuadro Guardar en hacer clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la unidad donde se va a grabar el libro.

4 Buscar en dicha unidad la carpeta en la que se almacenará el archivo.

5 En el recuadro Nombre de archivo, escribir el nombre que tendrá el libro.

6 Hacer clic sobre el botón Guardar.

 

Otro método consiste en almacenar el archivo con el mismo nombre que tenía antes de la modificación. Para ello :

1 Seleccionar la opción Guardar del menú Archivo.

O bien, hacer clic sobre el botón Guardar  de la Barra de Herramientas.

Se guardará con el mismo nombre que tenía.

Si el archivo es nuevo, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como... que permite darle nombre como en el caso anterior.

 

Aquí hay más información sobre cómo guardar documentos.

 

Cerrar un libro de trabajo

 

Una vez se haya terminado de trabajar con un archivo, es aconsejable salir de él para no estar utilizando memoria inútilmente. La operación de salir de un documento recibe el nombre de Cierre del documento. Se puede cerrar un documento de varias formas.

Una de ellas consiste en utilizar el menú Archivo

1 Seleccionar el menú Archivo.

2 Elegir la opción Cerrar.

Si se pretende cerrar un libro que ha sido modificado y no se han almacenado las modificaciones, Excel da un aviso mostrando el siguiente cuadro de diálogo:

 

3 Las posibles respuestas son:

Cancelar para no cerrar el documento.

No para salir del documento sin almacenar la última modificación.

para almacenar el documento antes de salir de él.

En este último caso, si el archivo no tuviese aún ningún nombre, aparecerá el recuadro de diálogo Guardar como para poder asignarle un nombre, en caso contrario, se almacenará con el nombre que tenía.

 

Otra forma consiste en utilizar el botón Cerrar de la barra de menú, ¡¡¡CUIDADO!!! no el de la barra de título, ya que se cerraría el programa Excel.

 

Aquí hay más información sobre el cierre de documentos.

 

Abrir un libro de trabajo existente


Si se quiere recuperar algún libro de trabajo ya guardado, la operación se denomina Abrir.

Existen varias formas para abrir un archivo ya existente.

Una de ellas consiste en utilizar el menú:

1 Seleccionar la opción Abrir del menú Archivo.

O bien, hacer clic sobre el botón Abrir de la Barra de Herramientas.

Aparecerá el cuadro de diálogo siguiente:

2 Hacer clic sobre la flecha de la derecha del recuadro Buscar en.

Se desplegará una lista con las unidades disponibles del ordenador.

3 Elegir la unidad deseada, haciendo clic sobre ésta.

En el recuadro inferior, aparecerán las distintas carpetas de la unidad elegida.

4 Hacer doble clic sobre la carpeta donde se encuentra el archivo a recuperar.

Al abrir una carpeta, ésta se situa en el recuadro superior Buscar en, y ahora en el recuadro inferior aparecerá toda la información de dicha carpeta.

5 Hacer clic sobre el archivo deseado.

6 Hacer clic sobre el botón Abrir.

 

Otra forma disponible también para abrir un documento, consiste en utilizar una lista de documento abiertos anteriormente.

1 Seleccionar el menú Archivo.

Al final de la ventana del menú, Excel presenta una lista con los cuatro últimos documentos abiertos.

2 Hacer clic sobre el documento deseado.

El primer documento de la lista es el último que se abrió.

 

Aquí hay más información sobre la apertura de documentos.

 

Empezar un nuevo libro de trabajo

 

Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo:

1 Seleccionar el menú Archivo.

2 Elegir la opción Nuevo...

O bien hacer clic sobre el botón Nuevo de la barra de herramientas.

En caso de haber utilizado el menú, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

4 Hacer clic sobre el botón Aceptar.

Automáticamente se abrirá un nuevo libro de trabajo.

 

Aquí hay más información sobre la creación de nuevos libros de trabajo.